Réaffirmant sa volonté de lutter contre la fraude à la TVA (ventes au comptant non déclarées), l'administration a commenté, le 3 août dernier, les conditions d'inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage à respecter en 2018 par les systèmes de caisse enregistreuse et certains logiciels de comptabilité / gestion (CGI art.286, I, 3° bis ; BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-03/08/2016).
À partir du 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA enregistrant des règlements clients dans des logiciels de comptabilité / gestion ou des systèmes de caisse devront utiliser des logiciels ou systèmes satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration.
Attention : tous les assujettis sont concernés, de droit public ou privé, même si une partie de leurs opérations est exonérée ou s'ils relèvent de la franchise en base.
S'agissant des logiciels, ceux développés en interne, libres ou accessibles en ligne sont aussi soumis à cette obligation. Sont visées toutes les données concourant directement ou indirectement à la réalisation d'une transaction, ainsi que celles en assurant la traçabilité et garantissant son intégrité. L'administration doit pouvoir accéder à toutes les données enregistrées.
Conservation / sécurisation des données - Toutes les données d'origine relatives aux règlements doivent être enregistrées de façon inaltérable. Les données d'origine, celles des modifications enregistrées et celles permettant la production des pièces justificatives émises doivent être sécurisées par un procédé technique fiable (chaînage des enregistrements, signature électronique des données...). Leur conservation doit être assurée pendant 6 ans, soit dans le logiciel ou système, soit dans une archive aisément lisible par le vérificateur.
Clôture journalière des systèmes de caisse - Les logiciels de comptabilité /gestion ou systèmes de caisse qui enregistrent les données de règlement doivent prévoir une clôture annuelle ou par exercice. Une clôture journalière et mensuelle est de plus imposée pour les systèmes de caisse.
Attestation du logiciel ou système de caisse - L'assujetti doit pouvoir fournir au vérificateur un certificat d'un organisme accrédité ou une attestation de l'éditeur (délivrés à son nom) garantissant le respect de ces conditions pour chaque version de logiciel ou système de caisse utilisé. Lorsqu'un prestataire est intervenu pour modifier des paramètres ayant une incidence sur l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données, l'assujetti doit requérir ce document.
Sanctions - L'assujetti doit pouvoir présenter ce document lors d'un contrôle inopiné. À défaut, il encourt une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné. L'amende s'applique à nouveau si le document n'est pas présenté dans un délai de 60 jours à compter du constat de défaut de présentation. Elle est aussi applicable en cas de refus de l'intervention des agents de l'administration.
Sanctions des fraudes - La délivrance d'un faux certificat ou d'une fausse attestation est sanctionnée par 3 ans de prison et 45 000 € d'amende (c. pén. art. 441-1). En cas de fraude avérée, l'assujetti sera redevable des droits correspondant aux recettes éludées, assortis de pénalités de 80% pour manœuvres frauduleuses (CGI art. 1729, c). L'éditeur du logiciel ou système (ou toute personne ayant permis son usage frauduleux) sera redevable de l'amende égale à 15% du CA. Il sera aussi solidaire des paiements des droits mis à la charge de l'utilisateur.
L'essentiel -> Les risques liés au non-respect des nouvelles obligations s'avèrent élevés.. .et les délais de mise en conformité bien courts au regard du très grand nombre de logiciels et systèmes de caisse concernés.
Nous vous invitons à vous rapprocher de vos éditeurs de logiciels de caisse afinde vérifier leur conformité.
