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Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être communiqué à l’administration fiscale en cas de vérification de comptabilité.
1. A quoi sert le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Le FEC sert de base à certains contrôles de l’administration fiscale : tris, calculs (sommes, multiplications, divisions, soustraction, etc.), classement et recoupement des données. Il permet au vérificateur de comptabilité de :
· S’assurer de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées,
· Gagner du temps lors de ses contrôles,
· Alléger son temps de présence dans l’entreprise.
Il est généré directement depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise ou de son expert-comptable.
2. Qui est concerné?
Tous les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de système informatisés et qui font l’objet d’une vérification de comptabilité doivent remettre une copie du fichier des écritures comptables (FEC). Cette obligation concerne donc aussi bien les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés que les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu, dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles.
Les entreprises soumises à un régime micro ne sont pas concernées par cette disposition : seules les contribuables relevant d’un régime réel d’imposition sont ici visés.
3. Depuis quand est-il obligatoire ?
Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être communiqué à l’administration fiscale pour tous les contrôles pour lesquels l’avis de vérification de comptabilité est adressé après le 1er janvier 2014.
4. Que contient-il?
Le fichier des écritures comptables est un document informatique qui contient l’ensemble des enregistrements du système comptable d’une entreprise. Voici le contenu du fichier des écritures comptables :
1. Code du journal de l’écriture comptable
2. Libellé du journal de l’écriture comptable
3. Numéro de l’écriture comptable (devant être basé sur une séquence continue)
4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
5. Numéro de compte (compte réellement utilisée par l’entreprise, en fonction de son plan comptable)
6. Libellé de compte
7. Numéro de compte auxiliaire
8. Libellé de compte auxiliaire
9. Référence de la pièce justificative
10. Date de la pièce justificative
11. Libellé de l’écriture comptable
12. Montant au débit
13. Montant au crédit
14. Lettrage de l’écriture comptable
15. Date de lettrage
16. Date de validation de l’écriture comptable
17. Montant en devise
18. Identifiant de la devise
Lorsque certaines données ne sont pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes concernées doivent être laissées vides dans le FEC.
Il doit être généré dans un format particulier et doit comprendre l’ensemble des journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise. Les écritures d’inventaires et les écritures d’à-nouveaux doivent donc également y figurer.
5. Comment et quand remettre ce fichier?
Le fichier des écritures comptables doit être remis au vérificateur de comptabilité lors de sa première intervention sur place (cette disposition est rappelée à l’entreprise dans l’avis de vérification qui lui est envoyé).
Il peut être intégré sur tout support physique : CD, DVD, Clé USB, disque dur externe, etc.
6. Quel est le sort du fichier des écritures comptables ?
A l’issue des travaux de l’administration fiscale (aboutissant à une mise en recouvrement ou à une absence de rectification), le fichier des écritures comptables est détruit.
7. Quelle est la sanction de défaut de présentation du FEC ?
En cas de non remise du fichier des écritures comptables ou de remise d’un fichier non conformes, le contribuable s’expose à une amende de :
· 5 000 euros lorsqu’une rectification n’a été apportée,
· 10% des droits mis à la charge du contribuable lorsqu’une rectification a été apportée (sans que l’amende ne puisse toutefois être inférieure à 5 000 euros).
Remarque : L’amende est infligée par exercice comptable.
Parallèlement, les bases d’imposition sont évaluées d’office par l’administration fiscale.
Conclusion : depuis le 1er janvier 2014, le fichier des écritures comptables doit obligatoirement être présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle. Il convient de s’assurer que le logiciel de l’entreprise est en mesure de générer ce fichier.
Comme nous vous l’avons déjà indiqué, nous vous conseillons fortement de vous rapprocher de votre éditeur de logiciel informatique pour obtenir (par écrit) l’assurance que vous serez en mesure de présenter un tel fichier conforme en cas de contrôle fiscal.
Nous pouvons, si vous le souhaitez dans le cadre d’une mission complémentaire, intervenir au sein de votre entreprise pour valider ce point.
